Dokumentlæsning
Fakturaer, kvitteringer og de andre dokumenter, jeres team taster ind i hånden, gemmer deres oplysninger i tekst og layout. Vi bygger det led, der læser dem ind i faste felter som leverandør, dato, linjer, moms og totaler, kontrollerer hver værdi mod jeres regler og sender resultatet videre til godkendelse. Består et dokument ikke en kontrol, går det til en person sammen med begrundelsen.
Kender I det?
- Nogen læser hver leverandørfaktura og taster linjerne ind i økonomisystemet.
- Kvitteringer, kontoudtog og fakturaer kommer som PDF'er og fotos, i alle mulige layouts.
- Når nogen tvivler på et tal, må en anden grave dokumentet frem, det kom fra.
Det får I
- Resultatet
- Dokumenter, der kommer ind som kontrollerede, strukturerede data. Hvert dokument kommer tilbage i de samme felter, uanset layout. Hvert felt peger på den side og det sted, det blev læst fra, og den rå fil gemmes uændret.
- Læst i faste felter
- Modellen svarer i et fast format, som jeres egen kode kontrollerer igen, før noget bruges. At læse hvert dokument på samme måde er et fast og veldefineret arbejde, så det kører af sig selv.
- Kontrolleret efter navngivne regler
- Linjerne stemmer med totalerne, momssatserne er gyldige, leverandøren er kendt, og datoerne giver mening. Består et dokument ikke en kontrol, markeres det med begrundelsen og går til en person.
- Sendt videre til godkendelse
- De kontrollerede linjer går ind i jeres økonomisystems import, hvor jeres bogholder godkender dem, eller ind i jeres data warehouse. Intet bogføres, før en person har godkendt det.
Det gør vi, det gør I
| Vi | I |
|---|---|
| Fastlægger felterne for hver slags dokument ud fra det, det modtagende system skal bruge. | Vælger de dokumenter, jeres team taster ind i hånden, og viser os, hvor data skal hen. |
| Skriver kontrollerne som navngivne regler og tester læsningen på dokumenter, hvor det rigtige svar allerede er kendt. | Fortæller os jeres regler: hvilke leverandører I kender, hvilke momssatser der gælder, og hvad der er rigtigt. |
| Sender de kontrollerede linjer videre til jeres økonomisystems import eller jeres data warehouse, hver med et link til sit dokument. | Jeres bogholder ser på de markerede dokumenter og godkender resten i det system, vedkommende allerede bruger. |
| Kører det som små funktioner i jeres egen Google Cloud eller Azure. Gathenas agenter står for det meste af byggeriet, og hver ændring venter på godkendelse. | En person med administratorrettigheder godkender ændringer og styrer adgangen. |
Godt at vide
Et fast format gør ikke indholdet korrekt. Totalfeltet kan indeholde den forkerte total, og leverandørfeltet kan indeholde kundens navn. Det siger AI-leverandørerne selv, og de anbefaler at kontrollere værdierne i jeres egen kode. Derfor bliver hver værdi kontrolleret mod jeres regler og peger tilbage på sin side, og derfor går et dokument, der ikke består, til en person i stedet for at blive gættet.
Jeres spørgsmål
- Hvilke dokumenter kan den læse?
- Fakturaer, kvitteringer, kontoudtog og kontraktsider, altså dokumenter, der kommer som PDF'er eller fotos. Hver ny slags dokument får sine egne felter og sine egne kontroller, mens resten af opsætningen er den samme.
- Hvad sker der, når et dokument er uklart?
- Der bliver ikke gættet. Består et dokument ikke en kontrol, for eksempel fordi linjerne ikke stemmer med totalen, markeres det med begrundelsen, og jeres bogholder ser på det. De dokumenter, der består, går videre.
- Bogfører den noget i økonomisystemet?
- Nej. Den læser og kontrollerer og sender linjerne videre til godkendelse. Jeres bogholder godkender dem i økonomisystemet, og intet bogføres før da.
- Hvor kører den?
- Funktionerne, de rå filer og resultaterne ligger i jeres egen Google Cloud eller Azure, og I styrer adgangen. Modellen, der læser dokumentet, kører hos den udbyder, I har valgt. I casen om fakturalæseren er det Googles Gemini API.
- Hvor kommer dokumenterne fra?
- Derfra, hvor de kommer i dag. Findes fakturaerne kun bag en leverandørs login, kan de først hentes fra portalen efter en fast plan. Portalguiden viser, hvordan det kunne bygges.