Bogholderiagent
En bogholderiagent forbereder jeres posteringer som kladder i jeres økonomisystem, e-conomic eller Business Central, og jeres bogholder godkender dem dér. Bogholderen kan være jeres egen eller et eksternt bogholderibureau. Agenten arbejder ud fra data pipelines og data warehouset i jeres egen cloud. Det er en pakke: et fast omfang til en fast pris, som vi aftaler efter AI-adgangsgennemgangen.
Kender I det?
- Jeres bogholder taster og afstemmer posteringer én linje ad gangen.
- Ordrer, betalinger og leverandørfakturaer ligger i hver sit system, og nogen afstemmer dem i hånden.
- Spørger nogen, hvorfor en postering blev bogført sådan, skal svaret findes frem.
Det får I
- Resultatet
- Posteringer, der ligger klar som kladder hos jeres bogholder. Agenten afstemmer ordrer, betalinger og leverandørfakturaer, anvender jeres bogføringsregler, omregner valuta og kontrollerer sit eget arbejde. Jeres bogholder godkender linjerne samlet og bruger tiden på undtagelserne. Agenten forbereder, I godkender.
- Kun kladder
- Agenten skriver gennem en forbindelse, der kun kan skrive kladder. Den kan aldrig bogføre, og hvert kald bliver logget.
- Kan spores
- Hver foreslået linje henviser til den ordre eller faktura, den kom fra, og den regel, der blev anvendt.
- I jeres egne systemer
- Kladderne ligger i det økonomisystem, I allerede bruger. Data, pipelines og agentens værktøjer ligger i jeres egen cloud, og I styrer selv adgangen.
Det gør vi, det gør I
| Vi | I |
|---|---|
| Aftaler scopet med jer efter AI-adgangsgennemgangen: hvilke posteringer, hvilke kilder, hvilke regler og den faste pris. | Kommer med de posteringer, jeres bogholder bruger mest tid på. |
| Bygger de data pipelines og det data warehouse, agenten læser fra, eller bruger dem, I har. | En med administratorrettigheder giver læseadgang til hver kilde. |
| Skriver jeres bogføringsregler ned, så agenten kan anvende dem, og gemmer hver version af reglerne. | Jeres bogholder forklarer reglerne og afgør, hvad der er rigtigt. |
| Giver agenten sin egen adgang til økonomisystemet, så den kan lave kladder, men aldrig bogføre, og dens kladder står som agentens og aldrig som en medarbejders. | Jeres bogholder gennemgår kladderne og bogfører dem i økonomisystemet, som i dag. |
| Bygger og vedligeholder det i jeres egen cloud. Gathenas agenter står for det meste af byggeriet, og hver ændring venter på godkendelse. | Opdaterer jeres beskrivelse af bogføringsprocedurerne, så den siger, at en agent forbereder posteringerne, og hvem der godkender dem. |
Godt at vide
Virksomheden har ansvaret for sit regnskab, uanset hvem der forbereder posteringerne. Derfor forbereder agenten kun, og et menneske godkender inde i økonomisystemet. Penge, der forlader virksomheden, alt, der går uden for den, en forpligtelse, en uklar regel og et trin, som loven lægger hos et menneske, for eksempel en bogføring, går altid til et menneske. Ændrer noget sig, kommer det tilbage til jer til godkendelse.
Jeres spørgsmål
- Hvilke økonomisystemer virker det med?
- e-conomic og Business Central. Her på sitet lander kladderne i e-conomic. I AI-adgangsgennemgangen undersøger vi, hvordan jeres økonomisystem tager imod kladder, før omfang og pris ligger fast.
- Kan agenten bogføre eller betale noget?
- Nej. Agenten skriver kun kladder. Den kan aldrig bogføre, og den betaler aldrig. Jeres bogholder bogfører kladderne, og regningerne betales af den, der plejer at betale.
- Virker det med et eksternt bogholderibureau?
- Ja. I DuffBeauty-casen gennemgår den eksterne bogholder agentens kladder og bogfører dem i e-conomic, hvor bogholderen allerede arbejder.
- Hvem har ansvaret for posteringerne?
- Jeres virksomhed. Ledelsen har ansvaret for bogføringen og kontrollerne, og den, der godkender, står inde for det arbejde, vedkommende godkender. Guiden om ansvar forklarer, hvad loven siger.
- Hvad hvis agenten er i tvivl?
- Agenten kontrollerer sit eget arbejde, og det, der ikke passer, lander hos jeres bogholder som en undtagelse. En uklar regel går altid til et menneske.
- Hvad koster det?
- Første skridt er AI-adgangsgennemgangen: to uger til en fast pris, som vi trækker fra prisen på løsningen, hvis I går videre. Prisen på pakken står i den skriftlige plan fra gennemgangen. I betaler en fast pris for resultatet, aldrig for de timer, vores agenter arbejder. Løbende arbejde er et fast månedligt beløb.