Fakturaflow
Leverandørfakturaerne hentes fra portalerne efter en fast plan, hver fakturalinje bliver læst og kontrolleret, og posteringerne ligger klar som kladder i jeres økonomisystem, så jeres bogholder kan godkende dem. Intet bogføres eller betales uden et menneske. Det er en pakke: et fast omfang til en fast pris, som vi aftaler efter AI-adgangsgennemgangen.
Kender I det?
- Nogle leverandører sender aldrig fakturaen, så hver måned logger nogen ind på hver portal for at hente den.
- Nogen læser hver faktura og taster linjerne ind i økonomisystemet.
- Jeres bogholder taster én linje ad gangen i stedet for at godkende dem samlet og se på undtagelserne.
Det får I
- Resultatet
- Fakturaer, der lander som kladder hos jeres bogholder. Bogholderen gennemgår de markerede fakturaer og kladderne og bogfører dem i det økonomisystem, I allerede bruger. Koden og fakturaerne bliver i jeres egen cloud.
- Hentningen kører af sig selv
- At hente fakturaer fra portalerne er et fast og veldefineret arbejde, der gentager sig. Derfor kører det af sig selv efter jeres plan og bliver overvåget. Fejler en kørsel, stopper den, og I får en alarm.
- Kontrollen kører af sig selv
- Hver fakturalinje bliver læst og kontrolleret mod jeres regler: totaler, moms og kendt leverandør. En faktura, der ikke består en kontrol, går til et menneske med begrundelsen.
- Agenten forbereder, I godkender
- Posteringerne forberedes som kladder i jeres økonomisystem, hver med sin faktura som kilde. Bogholderen godkender dem dér. Pakken kan aldrig bogføre.
Det gør vi, det gør I
| Vi | I |
|---|---|
| Gennemgår jeres leverandørportaler med jer. Mange leverandører sender fakturaen på mail, hvis man beder om det. Til resten sætter vi en planlagt kørsel op for hver portal. | Lister de leverandører, hvis fakturaer ligger bag et login, og læser deres vilkår, for nogle tillader ikke, at man logger ind automatisk. |
| Sætter de kontroller op, som hver faktura skal bestå, ud fra jeres regler. | Fortæller os jeres regler: hvilke leverandører I kender, hvilke momssatser der gælder, og hvad der er rigtigt. |
| Forbereder posteringerne som kladder i jeres økonomisystem, hver med sin faktura som kilde. | Jeres bogholder gennemgår kladderne og bogfører dem, som i dag. |
| Bygger og vedligeholder det i jeres egen cloud. Gathenas agenter står for det meste af byggeriet, og hver ændring venter på godkendelse. | En med administratorrettigheder godkender ændringer og får alarmen, når en kørsel fejler. |
Godt at vide
Sitet viser hver del for sig. Guiden om leverandørportaler viser, hvordan hentning efter en fast plan kan bygges i Azure. Casen om fakturalæseren viser læsningen og kontrollen: vores eget værktøj, der har kørt på rigtige fakturaer i produktion. DuffBeauty-casen viser kladderne: en bogholderiagent forbereder posteringer i e-conomic, og den eksterne bogholder godkender dem. I pakken forbinder vi de tre til jeres leverandører og jeres økonomisystem.
Jeres spørgsmål
- Hvilke økonomisystemer virker det med?
- Kladderne kommer ind via økonomisystemets API eller dets importformat. Her på sitet lander kladderne i e-conomic. I AI-adgangsgennemgangen undersøger vi, hvordan jeres økonomisystem tager imod kladder, før omfang og pris ligger fast.
- Hvad hvis en faktura er uklar?
- Intet bliver gættet. En faktura, der ikke består en kontrol, for eksempel fordi linjerne ikke stemmer med totalen, bliver markeret med begrundelsen og går til jeres bogholder. Ser en portalside anderledes ud, end kørslen forventer, stopper den, gemmer et skærmbillede og giver jer besked.
- Bliver noget betalt eller bogført automatisk?
- Nej. Pakken skriver kun kladder. Den kan aldrig bogføre, og den betaler aldrig. Jeres bogholder bogfører kladderne, og regningerne betales i banken af den, der plejer at betale.
- Hvad skal vi stille med?
- Listen over leverandører, jeres bogføringsregler og et login til hver portal. Hvis portalen tillader det, får kørslen sin egen bruger. Den, der kender login, taster det selv direkte ind i jeres clouds lager til hemmeligheder (Key Vault i Azure, Secret Manager i Google Cloud), så det aldrig går gennem chat, mail eller kode. En med administratorrettigheder godkender ændringer.
- Hvad koster det?
- Prisen står i den skriftlige plan fra AI-adgangsgennemgangen og passer til jeres leverandører og jeres økonomisystem. I betaler en fast pris for resultatet, aldrig for de timer, vores agenter arbejder. Løbende arbejde er et fast månedligt beløb.